使用电子表格管理列表

您如何组织客户信息需要成为您专业工作流程的重要组成部分。 Word 文档上的姓名和电子邮件集合可能是一种混乱的工作方式,并会导致错误、冗余和疏忽。 我所有的联系人都组织在电子表格上,特别是 Excel,但其他人使用 Google表格 一样容易。 优点是能够轻松排序和编辑。 按艺术总监、公司名称、电子邮件或进入日期的字母顺序查看您的信息将节省您数小时的头痛和辛勤工作。 额外的好处是只需点击几下鼠标,就可以将电子表格转换为邮件列表或邮件标签。

在电子表格上,信息被组织成行(横向)和列(向下)。 将顶行用于列值(名字、姓氏、电子邮件、地址、公司、添加日期、上次联系人等)。这些值字段在使用群发电子邮件和标签制作模板时非常有用。 您可以在列中以任何顺序输入信息,然后按字母顺序排列。 这使您可以检查重叠,查看按日期联系过的人,以及将来需要联系的人。

电子邮件协议和流程

当我联系艺术总监时,我会采取两种方法之一:熟悉还是正式,这取决于我对艺术总监的了解程度。 当我为优先客户个性化电子邮件时,我为更一般的列表创建了大量电子邮件模板。 对于群发电子邮件,我使用名为 Mail Merge 的免费应用程序,这是 Thunderbird 电子邮件客户端的附加组件(我用它来一次管理多个帐户)。 还有其他类似的应用程序,但这个对我来说一直很好用。 它允许我在电子邮件中创建通用值字段,这些字段对应于已发送电子邮件中的特定信息并替换为特定信息。 在电子邮件模板中,我使用括号内的术语,例如 {FIRST NAME} 或 {EMAIL}。 电子邮件内容类似于“嗨{名字}”。 在我通过邮件合并发送电子邮件后,通用名称被个性化为“嗨,约翰“。

在邮件合并中,还有一个用于邮寄标签的选项。 只需创建一个通用标签并通过应用程序运行它,即可为您的所有联系人创建个性化标签。 这使您可以每天发送大约一千封电子邮件。 当群发电子邮件时,永远不要抄送多个艺术总监。 发送个人电子邮件或密件抄送群发电子邮件(密件抄送)。 艺术总监会抱怨在 CC 列表中显示他们的姓名和电子邮件。

制作电子邮件

第一次给艺术总监写电子邮件会带来很多焦虑。 就好像您打扰他们看您的工作一样,这可能会让人感到打扰。 重要的是要意识到他们的工作是查看艺术家的作品集并雇用他们,因此当您伸出手时,您正在参与他​​们工作流程的一部分。 艺术总监经常与艺术家联系,他们通常会分配一天或一周的一部分时间来处理这些电子邮件。 你没有要求任何特别的关注或时间。 简单地说,如果艺术总监有时间看,他们会看,如果没有,他们就不会看。 如果您彬彬有礼且专业,就没有理由觉得您是打扰了。

获得演出:伸出援手 | 艺术商业杂志

确保您也每天检查收件箱,以便快速回复!

话虽如此,切入正题也很重要。 您正在写信向他们展示您的工作,希望他们喜欢并雇用您。 说得简洁明了。 保持一个段落长。 给出一两句话的介绍,例如 “我的名字是某某,我是一名在任何地方工作的插画家。 我喜欢你为 X 杂志委托的工作,我想和你分享我最近的一些工作。” 用一句话描述几个片段。 (电子邮件中应嵌入相应的图像。) “这些是我的社交媒体和网站的链接。 我希望将来能够与您合作做一些事情。 尽我所能,XXX。” 一些变体通常是有效的。 最重要的是把你的工作摆在他们面前。 除了简短的介绍之外,作品要么不言自明,要么不言自明,而且您不希望在艺术总监和您的样品之间出现冗长冗长的电子邮件。

为您的工作添加适当的学分

您的图像应与您的社交媒体和网站一起嵌入到电子邮件中。 您希望创建尽可能少的步骤,让他人找到您的作品。 因此,不要只提供链接或添加图像作为附件,而是创建一个类似明信片的 jpg,其中包含多张图像 (4-5) 以及您的姓名和联系方式(设计得像促销卡一样,因为它就是这样)和将其嵌入电子邮件中,因此当他们向下滚动时,艺术总监会立即看到您的艺术作品。 jpg 应该小于 800 兆字节和 XNUMX 像素的宽度,因此它在电子邮件中的全尺寸看起来不错,并且不会占用太多空间。 它应该以你的名字作为标题保存,这样当艺术总监将它归档到他们的促销文件夹时,他们可以很容易地找到你。 同样,请确保您的名字也印在图像上的某处。 除了 jpg,在您的作品中循环播放的 gif 动画也可以是一个引人注目的嵌入文件。 它占用更少的物理空间,并能迅速吸引他们的注意力。

保持持久和一致

一旦你发送了一封电子邮件,请缓和你的期望。 有人告诉我期望不到 XNUMX% 的响应率,在您刚开始时甚至更低。 这意味着你每发送一百封电子邮件,如果有十人回复你,你就做得很好。 即使您的电子邮件被打开并且您的工作受到赞赏,您在大多数情况下也不会收到回复。 这可能令人沮丧,但重要的是将每一轮促销视为对未来的投资。 这不是一次性的参与,而是需要管理的循环或例行程序。

每个月到三个月,发出新作品,坚持不懈。 总是想象你的每一封电子邮件都被打开了,永远不要写一封电子邮件来质疑艺术总监为什么没有回复。 永远不要听起来像你期待回应。 只是继续以同样礼貌专业的语气发送新作品。 有些客户多年来一直不知道他们是否看过我的作品,直到有一天我会收到一封电子邮件,感谢我为他们提供最新信息,他们终于有了正确的项目。 如果没有人对您的宣传片做出否定的答复,也没有人要求从您的邮件列表中删除,那么您就采取了正确的方法。 有时候,没有消息就是好消息。

你如何建立你的联系? 你觉得这有用吗? 让我们在评论中知道!

马修·罗塔
马修·罗塔

Matt Rota 毕业于马里兰艺术学院的普通美术课程和视觉艺术学院的 MFA 视觉论文课程,是一名插画家、作家和讲师。 在过去的 15 年里,他一直与印刷和在线客户合作,包括纽约时报、纽约客、企鹅图书、洛杉矶时报、华盛顿邮报、外交政策、新共和国、史密森尼、综艺、Buzzfeed 等. 他的插图主要关注全球政治、刑事司法、社会不平等、移民和贫困。 他的插画作品得到了包括 Communication Arts、Spectrum、3X3 Magazine 和 The Society of Illustrators 在内的多个行业组织的认可,在那里他获得了两枚银牌,其中一枚是因为他在纪录片 Silent Truth 中的工作,这是一部关于威胁威胁的纪录片。美国军队中对女性的暴力行为,另一个是与 ProPublica 合作绘制的关于火石轮胎和利比里亚种族灭绝的一系列绘画。

联系我们

地址: 拨款计划 1145 17th Street NW
电话: 888-557-4450
电邮: [电子邮件保护]
客户支持: 恩戈主题

订阅博客

注册我们的时事通讯以接收更新。