УПРАВЛЕНИЕ СПИСКАМИ С ПОМОЩЬЮ ТАБЛИЦ

То, как вы систематизируете информацию о клиентах, должно быть важной частью вашего профессионального рабочего процесса. Набор имен и адресов электронной почты в текстовом документе может быть беспорядочным способом работы и привести к ошибкам, дублированию и упущениям. Все мои контакты организованы в виде таблиц, в частности Excel, но другие люди используют Таблицы Google так же легко. Преимущество заключается в возможности легко сортировать и редактировать. Просмотр вашей информации в алфавитном порядке: арт-директор, название компании, адрес электронной почты или дата входа - избавит вас от многих часов головной боли и тяжелой работы. Дополнительным преимуществом является возможность переводить из электронной таблицы в список рассылки или почтовые ярлыки с помощью пары щелчков мыши.

В электронных таблицах информация организована в строки (поперек) и столбцы (вниз). используйте верхнюю строку для значений столбца (ИМЯ, ПОСЛЕДНИЕ ИМЯ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА, АДРЕС, КОМПАНИЯ, ДАТА ДОБАВЛЕНИЯ, ПОСЛЕДНИЙ КОНТАКТ и т. д.). Эти поля значений полезны при использовании шаблонов массовой рассылки по электронной почте и создания этикеток. Вы можете ввести информацию в столбцы в любом порядке, а затем расположить ее в алфавитном порядке. Это позволяет вам проверить совпадение, посмотреть, с кем вы связались по дате, и с кем нужно связаться в будущем.

ПРОТОКОЛ И ПРОЦЕСС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Когда я связываюсь с арт-директорами, я использую один из двух подходов: знакомый или формальный, в зависимости от того, насколько хорошо я знаю арт-директора. Персонализируя электронные письма для своих приоритетных клиентов, я создаю массовые шаблоны писем для более общего списка. Для массовой рассылки я использую бесплатное приложение Mail Merge, дополнение к почтовому клиенту Thunderbird (которое я использую для одновременного управления несколькими учетными записями). Есть и другие похожие приложения, но это всегда мне нравилось. Это позволяет мне создавать общие поля значений в электронных письмах, которые соответствуют и заменяются конкретной информацией в отправленном электронном письме. В шаблоне электронной почты я использую в квадратных скобках такие слова, как {ПЕРВОЕ ИМЯ} или {EMAIL}. В письме написано что-то вроде «Привет, {FIRST NAME}». После того, как я отправлю электронное письмо через Mail Merge, общее имя будет изменено на что-то вроде «привет, Джон».

В Mail Merge также есть опция для почтовых этикеток. Просто создайте общий ярлык и пропустите его через приложение, чтобы создать персонализированные ярлыки для всех ваших контактов. Это позволяет отправлять около тысячи писем в день. При массовой рассылке писем никогда не подписывайтесь на нескольких арт-директоров. Либо отправьте отдельные электронные письма, либо массовую электронную почту BCC (слепая копия). Арт-директора будут жаловаться на то, что их имена и адреса электронной почты видны в списке CC.

РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Написание писем арт-директорам в первый раз вызывает много беспокойства. Это может показаться навязчивым, как если бы вы мешали им взглянуть на вашу работу. Важно понимать, что их работа - смотреть на портфолио художников и нанимать их, поэтому, обращаясь к ним, вы участвуете в части их рабочего процесса. Художники постоянно связываются с арт-директорами, и они обычно выделяют часть своего дня или недели на рассылку этих писем. Вы не требуете особого внимания или времени. Проще говоря, если у арт-директора есть время посмотреть, он это сделает, а если нет, то не будет. Нет причин думать, что вы навязчивы, если вы вежливы и профессиональны.

Получение концерта: помощь | Журнал Арт Бизнес

Убедитесь, что вы также проверяете свой почтовый ящик каждый день, чтобы быстро ответить!

Сказав это, также важно сразу перейти к делу. Вы пишете, чтобы показать им свою работу в надежде, что она им понравится и они вас наймут. Скажите это кратко и ясно. Держите его вокруг абзаца. Сделайте введение из одного или двух предложений, например «Меня зовут такой-то, я иллюстратор, работающий отовсюду. Мне нравится работа, которую вы заказываете для журнала X, и я хотел поделиться с вами некоторыми из моих недавних работ ». Опишите несколько частей, каждая из которых содержит предложение. (В электронное письмо должны быть включены соответствующие изображения.) «Это ссылки на мои социальные сети и веб-сайт. Я надеюсь, что смогу поработать с вами над чем-нибудь в будущем. Всего наилучшего, ХХХ ». Некоторые вариации этого обычно работают. Главное, чтобы ваша работа была впереди них. Помимо вашего краткого введения, работа либо говорит сама за себя, либо нет, и вы не хотите, чтобы между арт-директором и вашими образцами возникало длинное многословное электронное письмо.

ДОБАВЛЕНИЕ ПРАВИЛЬНЫХ КРЕДИТОВ К ВАШЕЙ РАБОТЕ

Ваши изображения должны быть встроены в электронное письмо вместе с вашими социальными сетями и веб-сайтом. Вы хотите создать как можно меньше шагов, чтобы кто-то нашел вашу работу. Поэтому вместо того, чтобы предоставлять просто ссылку или добавлять изображения в качестве вложений, создайте jpg-файл, похожий на открытку, с несколькими изображениями (4-5), с вашим именем и контактом (хорошо оформленный, как промо-карта, потому что это то, что есть) и вставьте это в электронное письмо, чтобы при прокрутке вниз арт-директор сразу увидел ваше произведение. JPG должен быть менее одного мегабайта и 800 пикселей в ширину, чтобы он хорошо смотрелся в полном размере в электронном письме и не занимал много места. Он должен быть сохранен с вашим именем в качестве заголовка, чтобы, когда арт-директор поместил его в свою промо-папку, они могли легко вас найти. Опять же, убедитесь, что ваше имя также где-нибудь напечатано на изображении. Помимо jpg, привлекательным файлом для встраивания может стать анимированный gif, который циклически повторяется в вашей работе. он занимает меньше физического места и быстро привлечет их внимание.

Оставаться настойчивым и последовательным

После того, как вы отправите взрывное электронное письмо, умерьте свои ожидания. Мне сказали ожидать менее десяти процентов отклика, а то и меньше, когда вы только начинаете. Это означает, что на каждую сотню отправленных вами писем, если вам ответят десять человек, у вас все отлично. Даже если ваше электронное письмо открыто и ваша работа оценена по достоинству, вы не получите ответа в большинстве случаев. Это может обескураживать, но важно рассматривать каждый раунд рекламных акций как инвестиции в будущее. Это не разовое задание, а, скорее, цикл или распорядок, которым нужно управлять.

От каждого месяца до трех месяцев присылайте новые работы, будьте настойчивы и последовательны. Всегда представляйте, что каждое из ваших электронных писем открыто, и никогда не пишите электронное письмо с вопросом, почему арт-директор не ответил. Никогда не говорите так, будто вы ожидаете ответа. Просто продолжайте присылать новые работы тем же вежливым профессиональным тоном. Есть клиенты, которым я отправлял работы в течение многих лет, никогда не зная, видели ли они когда-нибудь мою работу, пока однажды я не получу электронное письмо с благодарностью за то, что я держу их в курсе, и у них наконец-то есть нужный проект. Если никто не отвечает отрицательно на ваше промо, никто не просит исключить его из вашего списка рассылки, значит, вы делаете правильный подход. Иногда отсутствие новостей - это хорошая новость.

Как вы устанавливаете связи? Вам это помогло? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Мэтью Рота
Мэтью Рота

Мэтт Рота, выпускник программы General Fine Arts Колледжа искусств Мэрилендского института и программы Visual Essay MFA Школы визуального искусства, является иллюстратором, автором и преподавателем. Последние 15 лет он работал с клиентами в печати и в Интернете, включая New York Times, New Yorker, Penguin Books, The LA Times, The Washington Post, Foreign Policy, The New Republic, Smithsonian, Variety, Buzzfeed и многих других. . Его иллюстрации в основном посвящены глобальной политике, уголовному правосудию, социальному неравенству, иммиграции и бедности. Его работа в области иллюстрации была признана несколькими отраслевыми организациями, включая Communication Arts, Spectrum, 3X3 Magazine и The Society of Illustrators, где он выиграл две серебряные медали, одну за работу над документальным фильмом Silent Truth, документальным фильмом об угрозе насилие в отношении женщин в вооруженных силах США, еще один за серию рисунков с ProPublica о огненных каменных шинах и геноциде в Либерии.

Свяжитесь с нами

Адрес: Грантовые программы 1145 17th Street NW
Телефон: 888-557-4450
Электронная почта: [электронная почта защищена]
Клиентская поддержка: EngoTheme

Подписаться на нашу рассылку

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать обновления.