GERENCIANDO LISTAS COM PLANILHAS

A maneira como você organiza as informações do cliente deve ser uma parte essencial do seu fluxo de trabalho profissional. Uma coleção de nomes e e-mails em um documento do Word pode ser uma maneira complicada de trabalhar e levar a erros, redundâncias e descuidos. Todos os meus contatos são organizados em planilhas, especificamente sobressair, mas outras pessoas usam planilhas do Google com a mesma facilidade. A vantagem é poder classificar e editar facilmente. Olhar para suas informações em ordem alfabética de diretor de arte, nome da empresa, e-mail ou data de entrada irá poupar horas de dores de cabeça e trabalho duro. O benefício adicional é ser capaz de traduzir de planilha para lista de mala direta ou etiquetas de mala direta com alguns cliques do mouse.

Em planilhas, as informações são organizadas em linhas (cruzadas) e colunas (para baixo). use a linha superior para os valores da coluna (PRIMEIRO NOME, SOBRENOME, E-MAIL, ENDEREÇO, EMPRESA, DATA ADICIONADA, ÚLTIMO CONTATO, etc.) Esses campos de valor são úteis no uso de e-mail em massa e modelos de criação de etiquetas. Você pode inserir as informações em qualquer ordem nas colunas e depois colocá-las em ordem alfabética. Isso permite que você verifique se há sobreposição, veja quem você contatou por data e quem precisa ser contatado no futuro.

PROTOCOLO E PROCESSO DE EMAILING

Quando estou contatando diretores de arte, adoto uma de duas abordagens: familiar versus formal, dependendo de quão bem conheço o diretor de arte. Enquanto eu personalizo e-mails para meus clientes prioritários, eu crio modelos de e-mail em massa para a lista mais geral. Para enviar e-mails em massa, eu uso um aplicativo gratuito chamado Mail Merge, um add-on para o cliente de e-mail Thunderbird (que é o que eu uso para gerenciar várias contas de uma vez). Existem outros aplicativos semelhantes, mas este sempre funcionou bem para mim. Ele me permite criar campos de valores genéricos em emails que correspondem e são substituídos por informações específicas no email enviado. No modelo de e-mail, uso termos entre colchetes como {PRIMEIRO NOME} ou {EMAIL}. O e-mail diz algo como “Olá {PRIMEIRO NOME}”. Depois de enviar o e-mail por meio de mala direta, o nome genérico é personalizado para algo como “Oi João".

Na mala direta, também há uma opção para etiquetas de endereçamento. Basta criar um rótulo genérico e executá-lo através do aplicativo para criar rótulos personalizados para todos os seus contatos. Isso permite que você envie cerca de mil e-mails por dia. Ao enviar e-mails em massa, nunca coloque em CC vários diretores de arte. Envie emails individuais ou BCC um email em massa (Blind Carbon Copy). Diretores de arte reclamarão de ter seus nomes e e-mails visíveis em uma lista CC.

CRIANDO O E-MAIL

Há muita ansiedade associada a escrever e-mails para diretores de arte pela primeira vez. Pode parecer intrusivo, como se você os estivesse incomodando a olhar para o seu trabalho. É importante perceber que é função deles olhar os portfólios dos artistas e contratá-los, portanto, quando você está entrando em contato, está participando de uma parte do fluxo de trabalho deles. Os diretores de arte são constantemente contatados por artistas e geralmente alocam parte do seu dia ou da semana para responder a esses e-mails. Você não está pedindo nenhuma atenção especial ou tempo. Simplesmente, se um diretor de arte tiver tempo para olhar, ele o fará, e se não tiver, não o fará. Não há razão para achar que você está sendo intrusivo se for educado e profissional.

Arranjando um show: Reaching Out | Art Business Journal

Verifique também sua caixa de entrada todos os dias para responder rapidamente!

Dito isso, também é importante ir direto ao ponto. Você está escrevendo para mostrar a eles seu trabalho na esperança de que gostem e o contratem. Diga de forma concisa e clara. Mantenha-o em torno de um parágrafo longo. Faça uma introdução de uma ou duas frases, como “Meu nome é fulano de tal, sou um ilustrador que trabalha de qualquer lugar. Eu amo o trabalho que você encomendou para a revista X e gostaria de compartilhar alguns dos meus trabalhos recentes com você. ” Descreva algumas peças com uma frase cada. (Deve haver imagens correspondentes incorporadas no e-mail.) “Esses são links para minha mídia social e site. Espero poder trabalhar com você em algo no futuro. Atenciosamente, XXX. ” Alguma variação disso geralmente funciona. O principal é colocar seu trabalho na frente deles. Além de sua breve introdução, o trabalho falará por si mesmo ou não, e você não quer deixar um e-mail longo e prolixo ficar entre o diretor de arte e suas amostras.

ADICIONANDO CRÉDITOS ADEQUADOS AO SEU TRABALHO

Suas imagens devem ser incorporadas em um e-mail junto com sua mídia social e site. Você deseja criar o mínimo de etapas possível para que alguém encontre seu trabalho. Portanto, em vez de fornecer apenas um link ou adicionar imagens como anexos, crie um jpg em formato de cartão-postal com várias imagens (4-5) e com seu nome e contato (bem desenhado como um cartão promocional, porque é isso mesmo) e incorpore isso no e-mail para que, quando eles rolarem para baixo, o diretor de arte veja sua arte imediatamente. O jpg deve ter menos de um megabyte e 800 pixels de largura, para que fique bem em tamanho real no e-mail e não ocupe muito espaço. Ele deve ser salvo com seu nome como título, para que quando o diretor de arte o arquivar em sua pasta promocional, eles possam encontrá-lo facilmente. Novamente, certifique-se de que seu nome também esteja impresso em algum lugar da imagem. Além de um jpg, um gif animado que circula pelo seu trabalho pode ser um arquivo atraente para incorporar. ele ocupa menos espaço físico e captura sua atenção rapidamente.

PERMANECER PERSISTENTE E CONSISTENTE

Depois de enviar uma explosão de e-mail, modere suas expectativas. Disseram-me para esperar uma taxa de resposta inferior a dez por cento, e ainda menos quando você está começando. Isso significa que, para cada cem e-mails enviados, se dez pessoas responderem, você está indo muito bem. Mesmo que seu e-mail seja aberto e seu trabalho apreciado, você não receberá uma resposta na maioria das vezes. Isso pode ser desanimador, mas é importante olhar para cada rodada de promoções como um investimento no futuro. Não é um compromisso único, mas sim um ciclo ou uma rotina que precisa ser gerenciada.

A cada mês a três meses, envie novos trabalhos, seja persistente e consistente. Sempre imagine que cada um de seus e-mails foi aberto, e nunca escreva um e-mail questionando por que um diretor de arte não respondeu. Nunca soe como se você esperasse uma resposta. Basta continuar a enviar novos trabalhos com o mesmo tom profissional educado. Há clientes para quem envio trabalhos há anos sem saber se viram meu trabalho, até que um dia receberei um e-mail me agradecendo por mantê-los atualizados e finalmente terem o projeto certo. Se ninguém responder negativamente à sua promoção, ninguém pedir para ser retirado da sua lista de e-mails, você está fazendo a abordagem certa. Às vezes, nenhuma notícia é uma boa notícia.

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Matthew Rota
Matthew Rota

Formado pelo programa General Fine Arts do Maryland Institute College of Art e pelo programa MFA Visual Essay da School of Visual Art, Matt Rota é ilustrador, autor e instrutor. Ele passou os últimos 15 anos trabalhando com clientes impressos e online, incluindo New York Times, New Yorker, Penguin Books, The LA Times, The Washington Post, Foreign Policy, The New Republic, Smithsonian, Variety, Buzzfeed e muitos outros . Suas ilustrações enfocam principalmente a política global, justiça criminal, desigualdade social, imigração e pobreza. Seu trabalho em ilustração foi reconhecido por várias organizações do setor, incluindo Communication Arts, Spectrum, 3X3 Magazine e The Society of Illustrators, onde ganhou duas medalhas de prata, uma por seu trabalho no documentário Silent Truth, um documentário sobre a ameaça de violência contra as mulheres nas Forças Armadas dos EUA, outra por uma série de desenhos com ProPublica on Fire Stone Tires e o Genocídio da Libéria.

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