LIJSTEN BEHEREN MET SPREADSHEETS

Hoe u uw klantinformatie organiseert, moet een essentieel onderdeel zijn van uw professionele workflow. Een verzameling namen en e-mails op een Word-document kan een rommelige manier van werken zijn en leiden tot fouten, ontslagen en onoplettendheid. Al mijn contacten zijn specifiek georganiseerd in spreadsheets Excel, maar andere mensen gebruiken Google Spreadsheets net zo gemakkelijk. Het voordeel is dat u gemakkelijk kunt sorteren en bewerken. Als u uw informatie in alfabetische volgorde van art director, bedrijfsnaam, e-mail of datum van binnenkomst bekijkt, bespaart u uren hoofdpijn en hard werken. Het extra voordeel is dat u met een paar muisklikken kunt vertalen van spreadsheet naar mailinglijst of mailinglabels.

Op spreadsheets is informatie georganiseerd in rijen (over) en kolommen (omlaag). gebruik de bovenste rij voor kolomwaarden (VOORNAAM, ACHTERNAAM, EMAIL, ADRES, BEDRIJF, DATUM TOEGEVOEGD, LAATSTE CONTACT, enz.) Deze waardevelden zijn handig bij het gebruik van sjablonen voor massaal e-mailen en het maken van etiketten. U kunt de informatie in willekeurige volgorde in de kolommen invoeren en later alfabetiseren. Zo kunt u controleren op overlap, bekijken met wie u op datum contact hebt opgenomen en met wie in de toekomst contact moet worden opgenomen.

E-MAILPROTOCOL & PROCES

Als ik contact opneem met artdirectors, kies ik een van de twee benaderingen: vertrouwd versus formeel, afhankelijk van hoe goed ik de artdirector ken. Terwijl ik e-mails personaliseer voor mijn prioritaire klanten, maak ik massale e-mailsjablonen voor de meer algemene lijst. Voor massaal e-mailen gebruik ik een gratis app genaamd Mail Merge, een add-on voor de Thunderbird-e-mailclient (die ik gebruik om meerdere accounts tegelijk te beheren). Er zijn andere soortgelijke apps, maar deze heeft altijd goed gewerkt voor mij. Hiermee kan ik generieke waardevelden maken in e-mails die overeenkomen met en worden vervangen door specifieke informatie in de verzonden e-mail. In de e-mailsjabloon gebruik ik termen tussen haakjes, zoals {FIRST NAME} of {EMAIL}. De e-mail leest iets als "Hallo {FIRST NAME}”. Nadat ik de e-mail via Mail Merge heb verzonden, wordt de generieke naam gepersonaliseerd naar zoiets als "hallo John'.

In Mail Merge is er ook een optie voor adresetiketten. Maak gewoon een generiek label en voer het door de app om gepersonaliseerde labels te maken voor al uw contacten. Hiermee kunt u zo'n duizend e-mails per dag verzenden. Bij massaal e-mailen nooit CC meerdere art directors. Stuur ofwel individuele e-mails of BCC een massa-e-mail (Blind Carbon Copy). Art directors zullen klagen dat hun namen en e-mails zichtbaar zijn op een CC-lijst.

DE E-MAIL MAKEN

Er is veel angst verbonden aan het voor het eerst schrijven van e-mails aan artdirectors. Het kan opdringerig aanvoelen alsof u hen stoort om naar uw werk te kijken. Het is belangrijk om te beseffen dat het hun taak is om naar de portfolio's van artiesten te kijken en ze in te huren, dus als je contact opneemt, neem je deel aan een deel van hun workflow. Artdirectors worden voortdurend benaderd door kunstenaars en besteden over het algemeen een deel van hun dag of week aan het afhandelen van deze e-mails. Je vraagt ​​niet om speciale aandacht of tijd. Gewoon, als een art director tijd heeft om te kijken, zullen ze dat doen, en als ze dat niet doen, zullen ze dat niet doen. Er is geen reden om het gevoel te hebben dat u opdringerig bent als u beleefd en professioneel bent.

Een optreden krijgen: uitreiken | Art Business Journal

Check ook elke dag je inbox zodat je snel reageert!

Dat gezegd hebbende, is het ook belangrijk om meteen ter zake te komen. U schrijft om hen uw werk te laten zien in de hoop dat ze het leuk vinden en u in dienst nemen. Zeg het kort en duidelijk. Houd het ongeveer een alinea lang. Geef een introductie van één of twee zinnen, zoals: “Mijn naam is zo en zo, ik ben een illustrator die overal werkt. Ik ben dol op het werk dat je in opdracht geeft voor X magazine en ik wilde wat van mijn recente werk met je delen.” Beschrijf een paar stukjes met elk een zin. (Er moeten overeenkomstige afbeeldingen in de e-mail zijn ingesloten.) “Dit zijn links naar mijn social media en website. Ik hoop in de toekomst iets met je te kunnen doen. Al mijn beste, XXX.” Een variatie daarop werkt meestal. Het belangrijkste is om je werk voor hen te krijgen. Afgezien van je korte introductie, zal het werk voor zichzelf spreken of niet, en je wilt geen lange omslachtige e-mail tussen de art director en je samples laten komen.

JUISTE KREDIETEN TOEVOEGEN AAN UW WERK

Uw afbeeldingen moeten samen met uw sociale media en website in een e-mail worden ingesloten. U wilt zo min mogelijk stappen maken zodat iemand uw werk kan vinden. Dus in plaats van alleen een link te geven, of afbeeldingen als bijlagen toe te voegen, maak je een ansichtkaart-achtige jpg met meerdere afbeeldingen (4-5) en met je naam en contactpersoon (goed ontworpen als een promokaart, want dat is wat het is) en sluit dat in de e-mail in, zodat wanneer ze naar beneden scrollen, de art director je kunst onmiddellijk ziet. De jpg moet minder dan één megabyte en 800 pixels breed zijn, dus het ziet er op volledige grootte mooi uit in de e-mail en neemt niet veel ruimte in beslag. Het moet worden opgeslagen met uw naam als titel, zodat wanneer de art director het in hun promomap opslaat, ze u gemakkelijk kunnen vinden. Nogmaals, zorg ervoor dat uw naam ook ergens op de afbeelding wordt afgedrukt. Afgezien van een jpg, kan een geanimeerde gif die door je werk bladert een opvallend bestand zijn om in te sluiten. het neemt minder fysieke ruimte in beslag en zal snel hun aandacht trekken.

BLIJVEND EN CONSISTENTE BLIJVEN

Zodra u een e-mailexplosie heeft verzonden, moet u uw verwachtingen temperen. Er is mij verteld dat ik een responspercentage van minder dan tien procent moet verwachten, en zelfs nog minder wanneer je voor het eerst begint. Dit betekent dat voor elke honderd e-mails die u verzendt, als tien mensen contact met u opnemen, u het uitstekend doet. Zelfs als uw e-mail wordt geopend en uw werk wordt gewaardeerd, krijgt u meestal geen reactie. Dit kan ontmoedigend zijn, maar het is belangrijk om elke promotieronde te zien als een investering in de toekomst. Het is geen eenmalige opdracht, maar eerder een cyclus of een routine die moet worden beheerd.

Stuur elke maand tot drie maanden nieuw werk, wees volhardend en consistent. Stel je altijd voor dat al je e-mails zijn geopend en schrijf nooit een e-mail waarin je je afvraagt ​​waarom een ​​art director niet heeft gereageerd. Klink nooit alsof je een reactie verwacht. Ga gewoon door met het verzenden van nieuw werk met dezelfde beleefde professionele toon. Er zijn klanten aan wie ik jarenlang werk heb gestuurd zonder te weten of ze mijn werk ooit hebben gezien, totdat ik op een dag een e-mail ontvang waarin ik wordt bedankt voor het op de hoogte houden van hen en ze eindelijk het juiste project hebben. Als niemand negatief reageert op je promo, niemand vraagt ​​om van je mailinglijst te worden gehaald, dan heb je de juiste aanpak. Soms is geen bericht goed bericht.

Hoe maak je je connecties? Vond je dit nuttig? Laat het ons weten in de reacties!

Matthew Rota
Matthew Rota

Matt Rota is afgestudeerd aan het General Fine Arts-programma van het Maryland Institute College of Art en het MFA Visual Essay-programma van de School of Visual Art. Hij is illustrator, auteur en docent. Hij heeft de afgelopen 15 jaar gewerkt met klanten in print en online, waaronder de New York Times, de New Yorker, Penguin Books, The LA Times, The Washington Post, Foreign Policy, The New Republic, Smithsonian, Variety, Buzzfeed en vele anderen. . Zijn illustraties richten zich vooral op wereldpolitiek, strafrecht, sociale ongelijkheid, immigratie en armoede. Zijn werk in illustratie is erkend door verschillende brancheorganisaties, waaronder Communication Arts, Spectrum, 3X3 Magazine en The Society of Illustrators, waar hij twee zilveren medailles heeft gewonnen, één voor zijn werk aan de documentaire Silent Truth, een documentaire over de dreiging van geweld tegen vrouwen in het Amerikaanse leger, een andere voor een reeks tekeningen met ProPublica over Fire Stone Tyres en de Liberiaanse genocide.

Contact

Postadres: Subsidieprogramma's 1145 17th Street NW
Telefoon: 888-557-4450
E-mail: [e-mail beveiligd]
Ondersteuning: EngoThema

Word lid van onze nieuwsbrief

Meld u aan voor onze nieuwsbrief om updates te ontvangen.