スプレッドシートを使用したリストの管理

クライアント情報をどのように整理するかは、専門的なワークフローの重要な部分である必要があります。 Word文書に名前と電子メールを集めると、作業が面倒になり、間違い、冗長性、見落としにつながる可能性があります。 私の連絡先はすべてスプレッドシートで整理されています。 Excel、しかし他の人は使用します Googleスプレッドシート 同じように簡単に。 利点は、簡単に並べ替えて編集できることです。 アートディレクター、会社名、メールアドレス、エントリー日をアルファベット順に見ると、頭痛や労力を節約できます。 追加の利点は、マウスを数回クリックするだけで、スプレッドシートからメーリングリストまたはメーリングラベルに翻訳できることです。

スプレッドシートでは、情報は行(横)と列(下)に編成されています。 列の値(FIRST NAME、LAST NAME、EMAIL、ADDRESS、COMPANY、DATE ADDED、LAST CONTACTなど)には一番上の行を使用します。これらの値フィールドは、大量の電子メールおよびラベル作成テンプレートを使用する場合に役立ちます。 列に任意の順序で情報を入力し、後でアルファベット順に並べ替えることができます。 これにより、重複を確認し、日付ごとに連絡した相手、および今後連絡する必要がある人を確認できます。

電子メールのプロトコルとプロセス

アートディレクターに連絡するときは、アートディレクターをどれだけよく知っているかに応じて、慣れ親しんだアプローチとフォーマルなアプローチのどちらかを採用します。 優先クライアント向けにメールをパーソナライズする一方で、より一般的なリスト用に大量のメールテンプレートを作成します。 大量のメールを送信する場合は、ThunderbirdメールクライアントのアドオンであるMail Mergeと呼ばれる無料アプリを使用します(これは、一度に複数のアカウントを管理するために使用するものです)。 他にも似たようなアプリがありますが、これはいつも私にとってうまく機能しています。 これにより、送信された電子メールの特定の情報に対応し、それらに置き換えられる一般的な値フィールドを電子メールに作成できます。 メールテンプレートでは、{FIRSTNAME}や{EMAIL}などの括弧で囲まれた用語を使用しています。 メールには「こんにちは{名}」。 Mail Mergeを介して電子メールを送信した後、一般名は次のようにパーソナライズされます。こんにちはジョン"。

メールマージには、ラベルを郵送するためのオプションもあります。 汎用ラベルを作成してアプリで実行するだけで、すべての連絡先にパーソナライズされたラベルを作成できます。 これにより、XNUMX日にXNUMX通のメールを送信できます。 大量のメールを送信する場合は、複数のアートディレクターをCCで送信しないでください。 個別の電子メールを送信するか、BCCに大量の電子メール(ブラインドカーボンコピー)を送信します。 アートディレクターは、自分の名前とメールアドレスがCCリストに表示されることについて不満を言うでしょう。

メールの作成

アートディレクターに初めてメールを書くことには不安がたくさんあります。 あなたが彼らにあなたの仕事を見るのを邪魔しているように、それは邪魔に感じるかもしれません。 アーティストのポートフォリオを見て採用するのは彼らの仕事であることを理解することが重要です。そのため、連絡を取り合うときは、アーティストのワークフローの一部に参加していることになります。 アートディレクターはアーティストから絶えず連絡を受けており、通常、XNUMX日またはXNUMX週間の一部をこれらのメールの処理に割り当てています。 あなたは特別な注意や時間を求めているのではありません。 簡単に言えば、アートディレクターが見る時間がある場合はそうし、そうでない場合はそうしません。 あなたが礼儀正しくプロフェッショナルであるならば、あなたが邪魔をしていると感じる理由はありません。

ギグを取得する:手を差し伸べる| アートビジネスジャーナル

すぐに返信できるように、毎日受信トレイもチェックしていることを確認してください。

そうは言っても、要点をまっすぐに理解することも重要です。 あなたは彼らがそれを好きであなたを雇うことを期待して彼らにあなたの仕事を見せるために書いています。 簡潔かつ明確に言ってください。 段落の周りに長くしてください。 次のようなXNUMX文またはXNUMX文の紹介をします。 「私の名前はそうです、私はどこでも働いているイラストレーターです。 私はあなたがXマガジンに依頼した仕事が大好きで、最近の仕事のいくつかをあなたと共有したいと思いました。」 それぞれの文でいくつかの部分を説明してください。 (対応する画像が電子メールに埋め込まれている必要があります。) 「これらは私のソーシャルメディアとウェブサイトへのリンクです。 将来、あなたと一緒に何かに取り組むことができることを願っています。 よろしくお願いします、XXX。」 そのいくつかのバリエーションは通常機能します。 主なことは、あなたの仕事を彼らの前に置くことです。 あなたの簡単な紹介を超えて、作品はそれ自体を語るか、語らないかのどちらかであり、アートディレクターとあなたのサンプルの間に長い言葉の電子メールを入れたくないでしょう。

あなたの仕事に適切なクレジットを追加する

画像は、ソーシャルメディアやウェブサイトと一緒にメールに埋め込む必要があります。 誰かがあなたの作品を見つけるために、できるだけ少ないステップを作成したいと考えています。 したがって、リンクだけを提供したり、画像を添付ファイルとして追加したりする代わりに、いくつかの画像(4〜5)と名前と連絡先(プロモカードのようにうまく設計されているため)を含むはがきのようなjpgを作成します。それをメールに埋め込むと、下にスクロールすると、アートディレクターがあなたのアートをすぐに見ることができます。 jpgは800メガバイト未満で幅がXNUMXピクセルである必要があるため、メールでフルサイズで見栄えがよく、場所を取りません。 タイトルとしてあなたの名前で保存する必要があります。そうすれば、アートディレクターがプロモーションフォルダにファイルするときに、簡単にあなたを見つけることができます。 繰り返しになりますが、あなたの名前が画像のどこかに印刷されていることを確認してください。 jpgの他に、作業を循環するアニメーションGIFは、人目を引くファイルとして埋め込むことができます。 それはより少ない物理的スペースを取り、すぐに彼らの注意を引くでしょう。

永続的かつ一貫性を保つ

大量のメールを送信したら、期待を和らげます。 私は、XNUMX%未満の応答率、そしてあなたが最初に始めたときはさらに低い応答率を期待すると言われています。 これは、あなたが送信するXNUMX通の電子メールごとに、XNUMX人があなたに戻ってきた場合、あなたは素晴らしいことをしていることを意味します。 あなたの電子メールが開かれ、あなたの仕事が評価されたとしても、あなたはほとんどの場合応答を受け取りません。 これは落胆する可能性がありますが、将来の投資としてプロモーションの各ラウンドを検討することが重要です。 これはXNUMX回限りのエンゲージメントではなく、管理する必要のあるサイクルまたはルーチンです。

毎月からXNUMXか月間、新しい仕事を送り、粘り強く一貫性を保ちます。 それぞれのメールが開かれたことを常に想像し、アートディレクターが応答しなかった理由を質問するメールを決して書かないでください。 応答を期待しているように聞こえることはありません。 同じ丁寧なプロの口調で新しい作品を送り続けてください。 何年もの間、私の作品を見たことがあるかどうかわからないまま仕事を送ってきたクライアントがいます。いつの日か、最新の状態に保ってくれたことに感謝するメールが届き、最終的に適切なプロジェクトができます。 誰もあなたのプロモーションに否定的に返信しない場合、誰もあなたのメーリングリストから削除するように要求しない場合、あなたは正しいアプローチを取っています。 時には、良いニュースがないというニュースもあります。

どのように接続しますか? これは役に立ちましたか? コメントで教えてください!

マシューロタ
マシューロタ

メリーランドインスティテュートカレッジオブアートのジェネラルファインアーツプログラムとスクールオブビジュアルアートのMFAビジュアルエッセイプログラムを卒業したマットロタは、イラストレーター、作家、インストラクターです。 彼は過去15年間、ニューヨークタイムズ、ニューヨーカー、ペンギンブックス、LAタイムズ、ワシントンポスト、外交政策、ニューリパブリック、スミソニアン、バラエティ、バズフィードなど、印刷物やオンラインのクライアントと協力してきました。 。 彼のイラストは、主にグローバルな政治、刑事司法、社会的不平等、移民、そして貧困に焦点を当てています。 彼のイラストレーションの仕事は、Communication Arts、Spectrum、3X3 Magazine、Society of Illustratorsなどのいくつかの業界団体に認められており、XNUMXつの銀メダルを獲得しています。米軍の女性に対する暴力、ファイアストーンタイヤとリベリア虐殺に関するプロパブリカとの一連の絵の別のもの。

お問い合わせ

住所: 助成プログラム1145th Street NW
電話: 888-557-4450
Email: [メール保護]
サポート: EngoTheme

私たちのニュースレターを購読

ニュースレターにサインアップして、最新情報を受け取ります。