GESTIONE ELENCHI CON FOGLI DI CALCOLO

Il modo in cui organizzi le informazioni sui clienti deve essere una parte essenziale del tuo flusso di lavoro professionale. Una raccolta di nomi ed e-mail su un documento di Word può essere un modo disordinato di lavorare e portare a errori, ridondanze e sviste. Tutti i miei contatti sono organizzati su fogli di calcolo, in particolare Excel, ma altre persone usano Fogli Google altrettanto facilmente. Il vantaggio è poter ordinare e modificare facilmente. Guardare le tue informazioni in ordine alfabetico di art director, nome dell'azienda, e-mail o data di entrata ti farà risparmiare ore di mal di testa e duro lavoro. Il vantaggio aggiuntivo è la possibilità di tradurre dal foglio di calcolo alla mailing list o alle etichette postali con un paio di clic del mouse.

Sui fogli di calcolo, le informazioni sono organizzate in righe (in alto) e colonne (in basso). utilizzare la riga superiore per i valori delle colonne (NOME, COGNOME, EMAIL, INDIRIZZO, AZIENDA, DATA AGGIUNTA, ULTIMO CONTATTO, ecc.) Questi campi valore sono utili nell'utilizzo di e-mail di massa e modelli di creazione di etichette. È possibile inserire le informazioni in qualsiasi ordine nelle colonne e successivamente alfabetizzarle. Ciò ti consente di verificare la sovrapposizione, guardare chi hai contattato per data e chi deve essere contattato in futuro.

PROTOCOLLO E PROCESSO DI E-MAIL

Quando contatto gli art director, prendo uno dei due approcci: familiare vs formale, a seconda di quanto bene conosco l'art director. Mentre personalizzo le e-mail per i miei clienti prioritari, creo modelli di e-mail di massa per l'elenco più generale. Per l'invio di e-mail di massa utilizzo un'app gratuita chiamata Mail Merge, un componente aggiuntivo del client di posta Thunderbird (che è quello che utilizzo per gestire più account contemporaneamente). Ci sono altre app simili, ma questa ha sempre funzionato bene per me. Mi consente di creare campi di valori generici nelle e-mail che corrispondono e vengono sostituiti con informazioni specifiche nell'e-mail inviata. Nel modello di email, utilizzo termini tra parentesi come {FIRST NAME} o {EMAIL}. L'e-mail dice qualcosa come "Ciao {FIRST NAME}”. Dopo aver inviato l'e-mail tramite Mail Merge, il nome generico viene personalizzato con qualcosa come "Ciao John".

In Stampa unione, c'è anche un'opzione per le etichette postali. Basta creare un'etichetta generica ed eseguirla tramite l'app per creare etichette personalizzate per tutti i tuoi contatti. Ciò ti consente di inviare qualcosa come mille e-mail al giorno. Quando si inviano e-mail di massa, non CC più direttori artistici. Invia singole e-mail o invia in BCC un'e-mail di massa (Blind Carbon Copy). I direttori artistici si lamenteranno di avere i loro nomi ed e-mail visibili su un elenco CC.

CREARE L'EMAIL

C'è molta ansia legata allo scrivere e-mail agli art director per la prima volta. Può sembrare invadente come se li infastidissi a guardare il tuo lavoro. È importante rendersi conto che è il loro lavoro guardare i portfolio degli artisti e assumerli, quindi quando ti metti in contatto, stai partecipando a una parte del loro flusso di lavoro. I direttori artistici vengono costantemente contattati dagli artisti e generalmente dedicano parte della loro giornata o settimana alla ricezione di queste e-mail. Non stai chiedendo attenzioni o tempo speciali. Semplicemente, se un direttore artistico ha il tempo di guardare, lo farà, e se non lo farà, non lo farà. Non c'è motivo di pensare che tu sia invadente se sei educato e professionale.

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Assicurati di controllare anche la tua casella di posta ogni giorno in modo da rispondere rapidamente!

Detto questo, è anche importante andare dritti al punto. Stai scrivendo per mostrare loro il tuo lavoro nella speranza che gli piaccia e ti assumano. Dillo in modo conciso e chiaro. Tienilo lungo un paragrafo. Fai un'introduzione di una o due frasi, come “Mi chiamo così e così, sono un illustratore che lavora ovunque. Adoro il lavoro che commissionate per la rivista X e volevo condividere con voi alcuni dei miei lavori recenti". Descrivi alcuni pezzi con una frase ciascuno. (Ci dovrebbero essere le immagini corrispondenti incorporate nell'e-mail.) “Questi sono link ai miei social media e al mio sito web. Spero di poter lavorare con te su qualcosa in futuro. Tutto il mio meglio, XXX.” Qualche variazione di questo di solito funziona. La cosa principale è mettere il tuo lavoro davanti a loro. Al di là della tua breve introduzione, il lavoro parlerà da solo o non lo farà, e non vorrai lasciare che una lunga e prolissa e-mail si intrometta tra l'art director e i tuoi campioni.

AGGIUNGERE CREDITI CORRETTI AL TUO LAVORO

Le tue immagini dovrebbero essere incorporate in un'e-mail insieme ai tuoi social media e al sito web. Vuoi creare il minor numero di passaggi possibile affinché qualcuno trovi il tuo lavoro. Quindi, invece di fornire solo un collegamento o aggiungere immagini come allegati, crea un jpg simile a una cartolina con diverse immagini (4-5) e con il tuo nome e contatto (ben progettato come una carta promozionale, perché è quello che è) e incorporalo nell'e-mail, così quando scorreranno verso il basso, l'art director vedrà immediatamente la tua arte. Il jpg dovrebbe essere inferiore a un megabyte e 800 pixel di larghezza, quindi sembra bello a grandezza naturale nell'e-mail e non occupa molto spazio. Dovrebbe essere salvato con il tuo nome come titolo, così quando l'art director lo archivia nella sua cartella promozionale, può trovarti facilmente. Ancora una volta, assicurati che anche il tuo nome sia stampato da qualche parte sull'immagine. A parte un jpg, una gif animata che scorre attraverso il tuo lavoro può essere un file accattivante da incorporare. occupa meno spazio fisico e catturerà rapidamente la loro attenzione.

RIMANERE PERSISTENTI E COSTANTI

Dopo aver inviato un'e-mail esplosiva, modera le tue aspettative. Mi è stato detto di aspettarmi un tasso di risposta inferiore al dieci percento, e anche meno quando inizi per la prima volta. Ciò significa che per ogni cento e-mail che invii, se dieci persone ti rispondono, stai andando alla grande. Anche se la tua email viene aperta e il tuo lavoro è apprezzato, non riceverai una risposta per la maggior parte del tempo. Questo può essere scoraggiante, ma è importante considerare ogni round di promozioni come un investimento per il futuro. Non è un impegno una tantum, ma piuttosto è un ciclo o una routine che deve essere gestita.

Ogni mese o tre mesi, invia nuovo lavoro, sii persistente e coerente. Immagina sempre che ciascuna delle tue e-mail sia stata aperta e non scrivere mai un'e-mail chiedendo perché un direttore artistico non ha risposto. Non sembrare mai che ti aspetti una risposta. Continua a inviare nuovi lavori con lo stesso tono cortese e professionale. Ci sono clienti a cui ho inviato lavori per anni senza sapere se hanno mai visto il mio lavoro, finché un giorno riceverò una mail che mi ringrazia per tenerli aggiornati e finalmente hanno il progetto giusto. Se nessuno risponde negativamente alla tua promozione, nessuno chiede di essere cancellato dalla tua mailing list, allora stai adottando l'approccio giusto. A volte, nessuna notizia è una buona notizia.

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Matteo Rota
Matteo Rota

Matt Rota, laureato al programma General Fine Arts del Maryland Institute College of Art e al programma MFA Visual Essay della School of Visual Art, è illustratore, autore e insegnante. Ha trascorso gli ultimi 15 anni lavorando con clienti cartacei e online tra cui il New York Times, il New Yorker, Penguin Books, The LA Times, The Washington Post, Foreign Policy, The New Republic, Smithsonian, Variety, Buzzfeed e molti altri . Le sue illustrazioni si concentrano principalmente sulla politica globale, la giustizia penale, la disuguaglianza sociale, l'immigrazione e la povertà. Il suo lavoro nell'illustrazione è stato riconosciuto da diverse organizzazioni del settore tra cui Communication Arts, Spectrum, 3X3 Magazine e The Society of Illustrators, dove ha vinto due medaglie d'argento, una per il suo lavoro sul documentario Silent Truth, un documentario sulla minaccia di violenza sulle donne nell'esercito americano, un altro per una serie di disegni con ProPublica su Fire Stone Tires e il genocidio liberiano.

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