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En tant que pigiste créatif qui passe d'une tâche à une autre, il est rapidement évident que le temps mal géré est du temps perdu. De la conception au marketing, des rapports à la comptabilité, perfectionner la gestion du temps pour les artistes est une habitude importante pour être plus productif avec moins de stress.

Un horaire structuré signifie des résultats de travail plus efficaces, ce qui signifie un volume de travail plus élevé et un meilleur profit. Lorsque vous dirigez un studio solo, il est crucial chaque jour d'avoir l'assurance que le travail est effectué à temps et selon les normes les plus élevées. Enfiler habilement de nombreux chapeaux est la clé du succès ! Nous avons examiné les aspects les plus cruciaux de la gestion du temps pour les artistes et les avons répertoriés ici pour vous faire gagner du temps en recherchant ces conseils clés.

Gestion du temps pour les cours d'artistes

Leçon 1 : Entretien du calendrier

Selon votre secteur d'activité et/ou votre étape dans votre carrière, il est crucial d'avoir votre calendrier planifié à l'avance, mais le temps à l'avance peut varier. Quel que soit votre domaine, cependant, tenir et maintenir un calendrier à jour est un élément crucial d'une gestion efficace du temps pour les artistes. Sans rendez-vous planifiés deux semaines, un mois, trois mois à l'avance, vous ne serez pas en mesure de vous assurer de pouvoir tenir tous vos engagements. Les rendez-vous passent parfois entre les mailles du filet ? Bien sûr, cela arrive, mais cela arrivera plus fréquemment sans un calendrier dédié mis à jour (au moins) quotidiennement. Le plus important pour ce processus est de garder les calendriers uniformes sur tous les appareils afin que lorsque vous ajoutez un rendez-vous sur un appareil mobile ou une tablette, il apparaisse simultanément sur votre ordinateur. En choisissant un calendrier dédié synchronisé sur tous les appareils, les rendez-vous sont moins susceptibles d'être accidentellement ignorés.

De plus, les utilisateurs de compte Gmail peuvent fréquemment ajouter des rendez-vous liés de leur courrier électronique directement à leur calendrier, pour un bonus supplémentaire pour les assistants de gestion du temps. Lors de l'ajout au calendrier à l'étape finale, il est essentiel d'indiquer que le rendez-vous appartient au calendrier de synchronisation partagé, afin que le rendez-vous devienne immédiatement visible sur tous les appareils. Enfin, assurez-vous que tous les rendez-vous pertinents avec d'autres parties sont partagés et que les heures mises à jour sont demandées le plus tôt possible lorsque les heures de rendez-vous sont réajustées. Ceci est respectueux de l'autre partie impliquée et obtient des résultats immédiats car d'autres peuvent confirmer ou réajuster tout de suite pour remettre les choses sur les rails. En gardant un système efficace d'inscription de vos rendez-vous au calendrier, vous maîtriserez un élément crucial de la gestion du temps des artistes.

Leçon 2 : Logiciel de gestion des tâches

Que ce soit Asanas, Trello, Todoist, ou un autre logiciel de gestion des tâches, saisir les responsabilités à venir et les marquer comme terminées est crucial à la fois pour suivre l'avancement du projet et développer la motivation personnelle. En réfléchissant à ce qui a déjà été accompli, il est plus facile d'aller de l'avant avec une confiance totale en vos capacités professionnelles et vos compétences en gestion du temps.

En marquant les tâches en fonction de la date d'échéance, il est plus facile de filtrer et de terminer les tâches plus urgentes en premier et d'enregistrer quand les tâches ont été terminées pour une référence facile à l'avenir. La plupart des options logicielles de gestion des tâches incluent également des fonctionnalités d'étiquetage, afin que vous puissiez organiser les tâches avec des points de référence similaires, par exemple par client ou par type de projet. En maintenant des systèmes efficaces pour vos projets, qu'il s'agisse d'expositions ou de travaux de conception client, vous disposerez d'un modèle pour déployer des initiatives de gestion du temps similaires à l'avenir. À l'avenir, on peut mettre à jour et modifier ces processus de gestion du temps en fonction de ce qui fonctionne ou de ce qui doit être amélioré.

Il existe plusieurs options selon que vous travaillez au sein d'une équipe plus large ou que vous ayez des projets plus simples ou plus complexes, donc une fois que vous avez trouvé le logiciel qui fonctionne le mieux, assurez-vous que ces systèmes sont intuitifs et faciles à naviguer. Être capable de le faire vous permet d'examiner l'avancement du projet à une date future - et comprendre comment votre flux de travail a évolué au fil du temps est un aspect crucial du développement de votre routine de gestion du temps.

Alertes par e-mail et documentation des livrables

Tout le reste dans la vie d'un créatif indépendant peut être organisé, mais si les e-mails ne sont pas triés avec précision, l'aspect le plus crucial de la gestion du temps est perdu. L'étiquetage des e-mails par client et/ou projet pour une référence facile est le moyen le plus rapide et le plus simple de rechercher et d'identifier les informations clés pour les mises à jour des clients, les rapports d'avancement et d'autres mesures de reporting. Les chaînes d'e-mails, une fois triées, peuvent fournir un point de référence rapide pour les conversations ou les révisions de réunions qui pourraient autrement devenir confuses au cours du projet. Cela peut également être un moyen précieux de référencer des événements récurrents, tels que des conférences annuelles, et de suivre les échéances, de se souvenir des lieux où les réunions ont eu lieu et d'autres détails importants. 

Envie d'un autre gain de temps clé pour les emails, un outil particulièrement utile pour soumettre des propositions ou des pitchs ? Avoir plugin de boomerang pour les utilisateurs de Gmail, permettant aux expéditeurs d'e-mails d'obtenir des confirmations de lecture en temps réel sur les e-mails envoyés. C'est l'outil de prédilection pour un suivi ciblé en toute confiance, car savoir si l'e-mail précédent a été ouvert et quand il a été lu est crucial pour les prochaines étapes exploitables. C'est également un outil crucial pour prédire quand les clients répondront, ou pour avoir des informations prêtes en attendant le suivi du client.

Une mise en garde clé ici est que si vous pouvez recevoir une fausse alerte indiquant qu'un client a ouvert un e-mail si vous ouvrez cet e-mail dans un autre navigateur, soyez prévenu. Sinon, il s'agit d'un aspect clé pour continuer à surveiller les projets en cours et s'assurer que les informations sont reçues. La valeur de ce type de logiciel est qu'il vous permet de déterminer quand il est temps de passer d'un projet à l'autre et de rechercher d'autres opportunités, ce qui ne fera qu'améliorer la façon dont vous équilibrez votre pratique de gestion du temps.

Suivi horaire des projets

Pour ceux qui travaillent avec des clients à distance sur une base horaire, ou fournissent aux clients des rapports d'avancement et souhaitent se référer aux heures de projet, les logiciels de suivi horaire sont une partie importante de cette procédure de gestion du temps. Au lieu d'estimer le temps consacré aux projets, gagnez du temps en investissant dans des outils tels que Due.com or Personnel du hub, qui permet non seulement de mesurer votre temps passé sur plusieurs projets mais même de facturer directement à partir de ces heures enregistrées.

Indispensables pour les consultants créatifs indépendants, ces outils peuvent évoluer en fonction de votre charge de travail, en enregistrant les heures pour plusieurs efforts et en servant de points de référence pour le temps passé sur des projets antérieurs. La possibilité de visualiser les heures consacrées à un projet au cours de son évolution peut servir d'outils d'analyse pour le consultant et le client, permettant de projeter des estimations pour les futures factures en fonction des travaux antérieurs effectués. De plus, vous serez en mesure d'évaluer le temps que vous pourriez consacrer à un futur projet similaire. Les versions payantes de ces outils offrent des options d'intégration avec Paypal et Quickbooks ainsi, simplifier davantage le travail pour l'artrepreneur occupé.

Gagner du temps sur le travail administratif signifie plus de temps passé à créer du travail en studio, à rencontrer les clients en personne et à voyager pour rechercher de nouvelles opportunités. Une fois ces processus de gestion du temps mis en œuvre et perfectionnés pour s'adapter à votre style de travail spécifique, de nombreux autres aspects de votre pratique créative se mettront en place. Les factures seront envoyées plus rapidement et avec plus de certitude, les réunions deviendront une partie intégrante de votre emploi du temps des semaines à l'avance et les réponses par courrier électronique pourront être anticipées plus efficacement.

L'adaptation de ces outils à votre pratique créative s'avérera cruciale pour étendre votre pratique commerciale de l'art afin de répondre plus rapidement à un plus grand nombre de clients. Plus important encore, vous vous sentirez enhardi à évoluer plus rapidement et serez en mesure de savoir que les projets que vous avez déjà se dérouleront de manière transparente. Et en économisant du temps sur les choses qui doivent être terminées, il y aura plus de temps pour les choses qui apportent le plus de joie dans votre pratique, vous donnant plus de temps pour briller dans votre travail. Les clients et les créatifs peuvent l'apprécier !

Audra Lambert
Audra Lambert

Audra Lambert est commissaire, consultante en marketing artistique et éditrice.

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