GESTION DES LISTES AVEC DES FEUILLES DE CALCUL

La façon dont vous organisez les informations sur vos clients doit être un élément essentiel de votre flux de travail professionnel. Une collection de noms et d'e-mails sur un document Word peut être une façon désordonnée de travailler et conduire à des erreurs, des redondances et des oublis. Tous mes contacts sont organisés sur des feuilles de calcul, notamment Excel, mais d'autres utilisent Google Sheets tout aussi facilement. L'avantage est de pouvoir trier et éditer facilement. En regardant vos informations par ordre alphabétique du directeur artistique, du nom de l'entreprise, de l'e-mail ou de la date d'entrée, vous éviterez des heures de maux de tête et de travail acharné. L'avantage supplémentaire est de pouvoir traduire une feuille de calcul en liste de diffusion ou en étiquettes de diffusion en quelques clics de souris.

Sur les feuilles de calcul, les informations sont organisées en lignes (en travers) et en colonnes (en bas). utilisez la ligne du haut pour les valeurs de colonne (FIRST NAME, LAST NAME, EMAIL, ADDRESS, COMPANY, DATE ADDED, LAST CONTACT, etc.) Ces champs de valeur sont utiles pour utiliser des modèles d'e-mails de masse et de création d'étiquettes. Vous pouvez saisir les informations dans n'importe quel ordre dans les colonnes, puis les classer par ordre alphabétique ultérieurement. Cela vous permet de vérifier les chevauchements, de voir qui vous avez contacté par date et qui doit être contacté à l'avenir.

PROTOCOLE ET PROCESSUS D'ENVOI PAR COURRIEL

Lorsque je contacte des directeurs artistiques, j'adopte l'une des deux approches suivantes : familière vs formelle, selon la façon dont je connais bien le directeur artistique. Pendant que je personnalise les e-mails pour mes clients prioritaires, je crée des modèles d'e-mails de masse pour la liste plus générale. Pour les e-mails de masse, j'utilise une application gratuite appelée Mail Merge, un module complémentaire du client de messagerie Thunderbird (c'est ce que j'utilise pour gérer plusieurs comptes à la fois). Il existe d'autres applications similaires, mais celle-ci a toujours bien fonctionné pour moi. Cela me permet de créer des champs de valeur génériques dans les e-mails qui correspondent et sont remplacés par des informations spécifiques dans l'e-mail envoyé. Dans le modèle d'e-mail, j'utilise des termes entre crochets tels que {FIRST NAME} ou {EMAIL}. L'e-mail lit quelque chose comme "Salut {PRÉNOM}”. Après avoir envoyé l'e-mail par publipostage, le nom générique est personnalisé en quelque chose comme "salut John ».

Dans le publipostage, il existe également une option pour les étiquettes de publipostage. Créez simplement une étiquette générique et exécutez-la via l'application pour créer des étiquettes personnalisées pour tous vos contacts. Cela vous permet d'envoyer quelque chose comme un millier d'e-mails par jour. Lors d'un e-mail de masse, ne copiez jamais plusieurs directeurs artistiques. Envoyez des e-mails individuels ou BCC un e-mail de masse (Blind Carbon Copy). Les directeurs artistiques se plaindront d'avoir leurs noms et e-mails visibles sur une liste CC.

CRÉATION DE L'E-MAIL

Il y a beaucoup d'anxiété à écrire des courriels aux directeurs artistiques pour la première fois. Cela peut sembler intrusif comme si vous les dérangez de regarder votre travail. Il est important de réaliser que c'est leur travail de regarder les portfolios des artistes et de les embaucher, donc lorsque vous contactez, vous participez à une partie de leur flux de travail. Les directeurs artistiques sont constamment contactés par les artistes et consacrent généralement une partie de leur journée ou de leur semaine à répondre à ces e-mails. Vous ne demandez pas d'attention ou de temps particulier. Simplement, si un directeur artistique a le temps de regarder, il le fera, et s'il ne le fait pas, il ne le fera pas. Il n'y a aucune raison de penser que vous êtes intrusif si vous êtes poli et professionnel.

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Assurez-vous de vérifier également votre boîte de réception tous les jours afin de répondre rapidement !

Cela dit, il est également important d'aller droit au but. Vous écrivez pour leur montrer votre travail dans l'espoir qu'ils l'apprécient et vous embauchent. Dites-le de façon concise et claire. Gardez-le autour d'un long paragraphe. Faites une introduction en une ou deux phrases, par exemple « Mon nom est tel et tel, je suis un illustrateur travaillant de n'importe où. J'adore le travail que vous commandez pour le magazine X, et je voulais partager certains de mes travaux récents avec vous. » Décrivez quelques pièces avec une phrase chacune. (Il devrait y avoir des images correspondantes intégrées dans l'e-mail.) «Ce sont des liens vers mes réseaux sociaux et mon site Web. J'espère pouvoir travailler avec vous sur quelque chose à l'avenir. Tous mes meilleurs, XXX. Certaines variantes de cela fonctionnent généralement. L'essentiel est de leur présenter votre travail. Au-delà de votre brève introduction, l'œuvre parlera d'elle-même ou ne parlera pas, et vous ne voulez pas laisser un long e-mail verbeux s'interposer entre le directeur artistique et vos échantillons.

AJOUTER DES CRÉDITS APPROPRIÉS À VOTRE TRAVAIL

Vos images doivent être intégrées dans un e-mail avec vos réseaux sociaux et votre site Web. Vous voulez créer le moins d'étapes possible pour que quelqu'un trouve votre travail. Ainsi, au lieu de fournir simplement un lien ou d'ajouter des images en pièces jointes, créez un jpg de type carte postale avec plusieurs images (4-5) et avec votre nom et votre contact (bien conçu comme une carte promotionnelle, car c'est ce que c'est) et intégrez cela dans l'e-mail, de sorte que lorsqu'ils font défiler vers le bas, le directeur artistique verra votre art immédiatement. Le jpg doit faire moins d'un mégaoctet et 800 pixels de large, donc il a l'air bien en taille réelle dans l'e-mail et ne prend pas beaucoup de place. Il doit être enregistré avec votre nom comme titre. Ainsi, lorsque le directeur artistique le classera dans son dossier promotionnel, il pourra vous trouver facilement. Encore une fois, assurez-vous que votre nom est également imprimé quelque part sur l'image. Mis à part un jpg, un gif animé qui parcourt votre travail peut être un fichier accrocheur à intégrer. il prend moins d'espace physique et captera rapidement leur attention.

RESTER PERSISTANT ET COHERENT

Une fois que vous avez envoyé un e-mail, modérez vos attentes. On m'a dit de m'attendre à un taux de réponse inférieur à dix pour cent, et encore moins lorsque vous commencez pour la première fois. Cela signifie que pour chaque centaine d'e-mails que vous envoyez, si dix personnes vous répondent, vous vous en sortez très bien. Même si votre email est ouvert et que votre travail est apprécié, vous n'obtiendrez pas de réponse la plupart du temps. Cela peut être décourageant, mais il est important de considérer chaque série de promotions comme un investissement dans l'avenir. Ce n'est pas un engagement ponctuel, mais plutôt un cycle ou une routine qui doit être géré.

Tous les mois à trois mois, envoyez de nouveaux travaux, soyez persévérant et cohérent. Imaginez toujours que chacun de vos e-mails a été ouvert et n'écrivez jamais un e-mail demandant pourquoi un directeur artistique n'a pas répondu. Ne donnez jamais l'impression que vous attendez une réponse. Continuez simplement à envoyer de nouveaux travaux avec le même ton professionnel poli. Il y a des clients à qui j'ai envoyé du travail pendant des années sans jamais savoir s'ils ont déjà vu mon travail, jusqu'au jour où je reçois un e-mail me remerciant de les tenir au courant et ils ont enfin le bon projet. Si personne ne répond négativement à votre promo, si personne ne demande à être retiré de votre liste de diffusion, alors vous adoptez la bonne approche. Parfois, aucune nouvelle est une bonne nouvelle.

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Matthieu Rota
Matthieu Rota

Diplômé du programme des beaux-arts généraux du Maryland Institute College of Art et du programme MFA Visual Essay de la School of Visual Art, Matt Rota est illustrateur, auteur et instructeur. Il a passé les 15 dernières années à travailler avec des clients sur papier et en ligne, notamment le New York Times, le New Yorker, Penguin Books, The LA Times, The Washington Post, Foreign Policy, The New Republic, Smithsonian, Variety, Buzzfeed et bien d'autres. . Ses illustrations portent principalement sur la politique mondiale, la justice pénale, les inégalités sociales, l'immigration et la pauvreté. Son travail en illustration a été reconnu par plusieurs organisations de l'industrie, notamment Communication Arts, Spectrum, 3X3 Magazine et The Society of Illustrators, où il a remporté deux médailles d'argent, l'une pour son travail sur le documentaire Silent Truth, un documentaire sur la menace de violence envers les femmes dans l'armée américaine, un autre pour une série de dessins avec ProPublica sur Fire Stone Tires et le génocide libérien.

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