GESTIÓN DE LISTAS CON HOJAS DE CALCULO

La forma en que organiza la información de sus clientes debe ser una parte esencial de su flujo de trabajo profesional. Una colección de nombres y correos electrónicos en un documento de Word puede ser una forma desordenada de trabajar y provocar errores, redundancias y descuidos. Todos mis contactos están organizados en hojas de cálculo, específicamente Excel, pero otras personas usan Google Sheets con la misma facilidad. La ventaja es poder ordenar y editar fácilmente. Mirar su información en orden alfabético de director de arte, nombre de la empresa, correo electrónico o fecha de entrada le ahorrará horas de dolores de cabeza y trabajo duro. El beneficio adicional es poder traducir de una hoja de cálculo a una lista de correo o etiquetas de correo con un par de clics del mouse.

En las hojas de cálculo, la información se organiza en filas (a lo ancho) y columnas (a lo largo). use la fila superior para los valores de las columnas (PRIMER NOMBRE, APELLIDO, CORREO ELECTRÓNICO, DIRECCIÓN, COMPAÑÍA, FECHA DE AÑADIDO, ÚLTIMO CONTACTO, etc.). Estos campos de valor son útiles en el uso de plantillas de creación de etiquetas y correo electrónico masivo. Puede ingresar la información en cualquier orden en las columnas y luego ordenarla alfabéticamente. Esto le permite verificar la superposición, ver a quién se ha puesto en contacto por fecha y a quién debe contactarse en el futuro.

PROCESO Y PROTOCOLO DE CORREO ELECTRÓNICO

Cuando me pongo en contacto con directores de arte, adopto uno de dos enfoques: familiar o formal, dependiendo de qué tan bien conozco al director de arte. Mientras personalizo los correos electrónicos para mis clientes prioritarios, creo plantillas de correo electrónico masivo para la lista más general. Para el envío masivo de correos electrónicos, utilizo una aplicación gratuita llamada Mail Merge, un complemento del cliente de correo electrónico Thunderbird (que es lo que utilizo para administrar varias cuentas a la vez). Hay otras aplicaciones similares, pero esta siempre me ha funcionado bien. Me permite crear campos de valor genérico en correos electrónicos que corresponden y se reemplazan con información específica en el correo electrónico enviado. En la plantilla de correo electrónico, utilizo términos entre corchetes como {FIRST NAME} o {EMAIL}. El correo electrónico dice algo como "Hola, {FIRST NAME}”. Después de enviar el correo electrónico a través de Mail Merge, el nombre genérico se personaliza con algo como "Hola John.

En Mail Merge, también hay una opción para enviar etiquetas postales. Simplemente cree una etiqueta genérica y ejecútela a través de la aplicación para crear etiquetas personalizadas para todos sus contactos. Esto le permite enviar algo así como mil correos electrónicos al día. Al enviar correos electrónicos masivos, nunca CC a varios directores de arte. Envíe correos electrónicos individuales o BCC un correo electrónico masivo (Blind Carbon Copy). Los directores de arte se quejarán de que sus nombres y correos electrónicos estén visibles en una lista CC.

CREANDO EL CORREO ELECTRÓNICO

Hay mucha ansiedad asociada a escribir correos electrónicos a directores de arte por primera vez. Puede parecer intrusivo como si los estuvieras molestando para que vean tu trabajo. Es importante darse cuenta de que es su trabajo mirar las carteras de los artistas y contratarlos, por lo que cuando se está comunicando, está participando en una parte de su flujo de trabajo. Los artistas se ponen en contacto constantemente con los directores de arte y, por lo general, dedican parte de su día o de la semana a recibir estos correos electrónicos. No estás pidiendo atención ni tiempo especiales. Simplemente, si un director de arte tiene tiempo para mirar, lo hará, y si no, no lo hará. No hay razón para sentir que está siendo entrometido si es cortés y profesional.

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¡Asegúrate de revisar tu bandeja de entrada todos los días para responder rápidamente!

Dicho esto, también es importante ir directo al grano. Estás escribiendo para mostrarles tu trabajo con la esperanza de que les guste y te contraten. Dígalo de forma concisa y clara. Manténgalo alrededor de un párrafo. Da una introducción de una o dos oraciones, como “Mi nombre es fulano de tal, soy un ilustrador que trabaja en cualquier lugar. Me encanta el trabajo que encargaste para la revista X y quería compartir algunos de mis trabajos recientes contigo ". Describe algunas piezas con una oración cada una. (Debe haber imágenes correspondientes incrustadas en el correo electrónico). “Estos son enlaces a mis redes sociales y mi sitio web. Espero poder trabajar contigo en algo en el futuro. Todo lo mejor, XXX ". Alguna variación de eso generalmente funciona. Lo principal es mostrarles tu trabajo. Más allá de su breve introducción, el trabajo hablará por sí mismo o no, y no debe dejar que un correo electrónico largo y prolijo se interponga entre el director de arte y sus muestras.

AÑADIR LOS CRÉDITOS ADECUADOS A SU TRABAJO

Sus imágenes deben estar incrustadas en un correo electrónico junto con sus redes sociales y su sitio web. Desea crear la menor cantidad de pasos posible para que alguien encuentre su trabajo. Entonces, en lugar de proporcionar solo un enlace, o agregar imágenes como archivos adjuntos, cree un jpg como una postal con varias imágenes (4-5) y con su nombre y contacto (bien diseñado como una tarjeta promocional, porque eso es lo que es) y incruste eso en el correo electrónico, de modo que cuando se desplace hacia abajo, el director de arte verá su arte de inmediato. El jpg debe tener menos de un megabyte y 800 píxeles de ancho, por lo que se ve bien en tamaño completo en el correo electrónico y no ocupa mucho espacio. Debe guardarse con su nombre como título, para que cuando el director de arte lo archive en su carpeta de promoción, pueda encontrarlo fácilmente. Nuevamente, asegúrese de que su nombre también esté impreso en alguna parte de la imagen. Aparte de un jpg, un gif animado que recorre su trabajo puede ser un archivo llamativo para incrustar. ocupa menos espacio físico y captará su atención rápidamente.

MANTENERSE PERSISTENTE Y CONSISTENTE

Una vez que envíe un correo electrónico masivo, modere sus expectativas. Me han dicho que espere una tasa de respuesta inferior al diez por ciento, e incluso menos cuando empiece. Esto significa que por cada cien correos electrónicos que envía, si diez personas se comunican con usted, lo está haciendo excelente. Incluso si se abre su correo electrónico y se aprecia su trabajo, no obtendrá una respuesta la mayor parte del tiempo. Esto puede ser desalentador, pero es importante considerar cada ronda de promociones como una inversión en el futuro. No se trata de un compromiso de una sola vez, sino de un ciclo o una rutina que debe gestionarse.

Cada mes a tres meses, envíe nuevos trabajos, sea persistente y consistente. Siempre imagina que cada uno de tus correos electrónicos ha sido abierto y nunca escribas un correo electrónico preguntando por qué un director de arte no ha respondido. Nunca suene como si esperara una respuesta. Simplemente continúe enviando nuevos trabajos con el mismo tono profesional educado. Hay clientes a los que he enviado trabajo durante años sin saber si alguna vez vieron mi trabajo, hasta que un día recibiré un correo electrónico agradeciéndome por mantenerlos actualizados y finalmente tienen el proyecto correcto. Si nadie responde negativamente a su promoción, nadie pide que lo eliminen de su lista de correo, entonces está tomando el enfoque correcto. A veces, no tener noticias es una buena noticia.

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Mateo Rota
Mateo Rota

Graduado del programa de Bellas Artes Generales del Maryland Institute College of Art y del programa MFA Visual Essay de la School of Visual Art, Matt Rota es ilustrador, autor e instructor. Ha pasado los últimos 15 años trabajando con clientes impresos y en línea, incluidos el New York Times, The New Yorker, Penguin Books, The LA Times, The Washington Post, Foreign Policy, The New Republic, Smithsonian, Variety, Buzzfeed y muchos otros. . Sus ilustraciones se centran principalmente en la política global, la justicia penal, la desigualdad social, la inmigración y la pobreza. Su trabajo en ilustración ha sido reconocido por varias organizaciones de la industria como Communication Arts, Spectrum, 3X3 Magazine y The Society of Illustrators, donde ha ganado dos medallas de plata, una por su trabajo en el documental Silent Truth, un documental sobre la amenaza de violencia hacia las mujeres en las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos, otro para una serie de dibujos con ProPublica en Fire Stone Tires y el Genocidio de Liberia.

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