إدارة القوائم باستخدام جداول البيانات

يجب أن تكون كيفية تنظيم معلومات العميل جزءًا أساسيًا من سير العمل الاحترافي. يمكن أن تكون مجموعة الأسماء ورسائل البريد الإلكتروني في مستند Word طريقة فوضوية للعمل وتؤدي إلى الأخطاء والتكرار والإغفال. يتم تنظيم جميع جهات الاتصال الخاصة بي في جداول البيانات ، على وجه التحديد Excel، ولكن يستخدمها الآخرون صفائح جوجل بنفس السهولة. الميزة هي القدرة على الفرز والتعديل بسهولة. إن النظر إلى معلوماتك بالترتيب الأبجدي للمدير الفني أو اسم الشركة أو البريد الإلكتروني أو تاريخ الدخول سيوفر لك ساعات من الصداع والعمل الجاد. الميزة الإضافية هي القدرة على الترجمة من جدول بيانات إلى قائمة بريدية أو ملصقات بريدية ببضع نقرات بالماوس.

في جداول البيانات ، يتم تنظيم المعلومات في صفوف (عبر) وأعمدة (أسفل). استخدم الصف العلوي لقيم العمود (الاسم الأول ، الاسم الأخير ، البريد الإلكتروني ، العنوان ، الشركة ، تاريخ الإضافة ، آخر جهة اتصال ، إلخ.) تعد حقول القيم هذه مفيدة في استخدام قوالب البريد الإلكتروني الجماعية وصنع الملصقات. يمكنك إدخال المعلومات بأي ترتيب في الأعمدة ثم ترتيبها أبجديًا لاحقًا. يتيح لك ذلك التحقق من التداخل ، والنظر إلى من اتصلت به حسب التاريخ ، ومن يحتاج إلى الاتصال به في المستقبل.

بروتوكول البريد الإلكتروني والعملية

عندما أتصل بمديري الفنون ، أتبع أحد طريقتين: مألوف مقابل رسمي ، اعتمادًا على مدى معرفتي بالمدير الفني. بينما أقوم بتخصيص رسائل البريد الإلكتروني لعملائي ذوي الأولوية ، أقوم بإنشاء قوالب بريد إلكتروني جماعية للقائمة الأكثر عمومية. بالنسبة إلى الرسائل الإلكترونية الجماعية ، أستخدم تطبيقًا مجانيًا يسمى Mail Merge ، وهو إضافة إلى عميل البريد الإلكتروني Thunderbird (وهو ما أستخدمه لإدارة حسابات متعددة في وقت واحد). هناك تطبيقات أخرى مماثلة ، ولكن هذا التطبيق يعمل دائمًا بشكل جيد بالنسبة لي. يسمح لي بإنشاء حقول قيمة عامة في رسائل البريد الإلكتروني التي تتوافق مع معلومات محددة في البريد الإلكتروني المرسل ويتم استبدالها بها. في نموذج البريد الإلكتروني ، أستخدم مصطلحات بين قوسين مثل {FIRST NAME} أو {EMAIL}. يقرأ البريد الإلكتروني شيئًا مثل "مرحبًا {FIRST NAME}". بعد إرسال البريد الإلكتروني عبر Mail Merge ، يتم تخصيص الاسم العام لشيء مثل "مرحبا جون".

في دمج المراسلات ، يوجد أيضًا خيار للتسميات البريدية. ما عليك سوى إنشاء ملصق عام وتشغيله من خلال التطبيق لإنشاء ملصقات مخصصة لجميع جهات الاتصال الخاصة بك. يتيح لك هذا إرسال شيء مثل ألف رسالة بريد إلكتروني يوميًا. عند إرسال بريد إلكتروني جماعي ، لا تقم مطلقًا بتشفير العديد من المديرين الفنيين. إما إرسال رسائل بريد إلكتروني فردية أو BCC بريد إلكتروني جماعي (نسخة كربونية عمياء). سيشتكي مديرو الفن من ظهور أسمائهم ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في قائمة المشاع الإبداعي.

صياغة البريد الإلكتروني

هناك الكثير من القلق المرتبط بكتابة رسائل البريد الإلكتروني إلى مديري الفنون لأول مرة. يمكن أن تشعر بالتطفل كما لو كنت تزعجهم للنظر في عملك. من المهم أن تدرك أن وظيفتهم هي إلقاء نظرة على ملفات الفنانين وتوظيفهم ، لذلك عندما تتواصل معهم ، فأنت تشارك في جزء من سير عملهم. يتواصل الفنانون باستمرار مع مديري الفن ، ويخصصون عمومًا جزءًا من يومهم أو أسبوعهم لإرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه. أنت لا تطلب أي اهتمام خاص أو وقت. ببساطة ، إذا كان لدى المخرج الفني الوقت الكافي للبحث ، فسوف يفعلون ، وإذا لم يفعلوا ، فلن يفعلوا. لا يوجد سبب للشعور بأنك متطفل إذا كنت مهذبًا ومهنيًا.

الحصول على حفلة: مد يد العون | مجلة الأعمال الفنية

تأكد من أنك تتحقق أيضًا من بريدك الوارد كل يوم حتى تستجيب بسرعة!

بعد قولي هذا ، من المهم أيضًا الوصول مباشرة إلى هذه النقطة. أنت تكتب لتظهر لهم عملك على أمل أن يعجبهم ويوظفوك. قلها بإيجاز ووضوح. احتفظ بها حول فقرة طويلة. قدم مقدمة من جملة واحدة أو جملتين ، مثل "اسمي كذا وكذا ، أنا رسامة أعمل في أي مكان. أحب العمل الذي تكلف به لمجلة X ، وأردت مشاركة بعض أعمالي الأخيرة معك ". صف بضع قطع بجملة لكل منها. (يجب أن تكون هناك صور مقابلة مضمنة في البريد الإلكتروني.) "هذه روابط لوسائل التواصل الاجتماعي وموقع الويب الخاص بي. آمل أن أكون قادرًا على العمل معك في شيء ما في المستقبل. أفضل ما لدي ، XXX ". عادة ما يعمل بعض الاختلاف في ذلك. الشيء الرئيسي هو جعل عملك أمامهم. بالإضافة إلى المقدمة الموجزة ، سيتحدث العمل إما عن نفسه أو لن يتحدث ، ولا تريد أن تدع رسالة بريد إلكتروني طويلة مليئة بالكلمات تدخل بين المخرج الفني وعيناتك.

إضافة الاعتمادات المناسبة لعملك

يجب أن تكون صورك مضمنة في رسالة بريد إلكتروني مع وسائل التواصل الاجتماعي وموقع الويب الخاص بك. تريد إنشاء أقل عدد ممكن من الخطوات حتى يتمكن أي شخص من العثور على عملك. لذا بدلاً من تقديم رابط فقط ، أو إضافة صور كمرفقات ، قم بإنشاء ملف jpg يشبه البطاقة البريدية مع العديد من الصور (4-5) وباسمك وجهة الاتصال (مصممة جيدًا مثل بطاقة العرض الترويجي ، لأن هذا ما هو عليه) و قم بتضمين ذلك في البريد الإلكتروني ، لذلك عند التمرير لأسفل ، سيرى المدير الفني فنك على الفور. يجب أن يكون حجم jpg أقل من 800 ميغا بايت وعرض XNUMX بكسل ، لذا يبدو رائعًا بالحجم الكامل في البريد الإلكتروني ولا يشغل مساحة كبيرة. يجب حفظه باسمك كعنوان ، لذلك عندما يقوم المخرج الفني بوضعه في مجلد العرض الترويجي الخاص به ، يمكنه العثور عليك بسهولة. مرة أخرى ، تأكد من طباعة اسمك أيضًا على الصورة في مكان ما. بصرف النظر عن jpg ، يمكن أن تكون الصورة المتحركة المتحركة التي تتنقل خلال عملك ملفًا ملفتًا للنظر لتضمينه. تأخذ مساحة مادية أقل وستجذب انتباههم بسرعة.

الثبات والثبات

بمجرد إرسال رسالة بريد إلكتروني ، خفف توقعاتك. لقد قيل لي أن أتوقع معدل استجابة أقل من عشرة بالمائة ، وحتى أقل عندما تبدأ لأول مرة. هذا يعني أنه مقابل كل مائة رسالة بريد إلكتروني ترسلها ، إذا عاد إليك عشرة أشخاص ، فأنت تقوم بعمل ممتاز. حتى إذا تم فتح بريدك الإلكتروني وتم تقدير عملك ، فلن تحصل على رد في معظم الأحيان. قد يكون هذا محبطًا ولكن من المهم النظر إلى كل جولة من العروض الترويجية كاستثمار في المستقبل. إنها ليست مشاركة لمرة واحدة ، ولكنها دورة أو روتين يجب إدارته.

كل شهر إلى ثلاثة أشهر ، أرسل عملاً جديدًا ، وكن مثابرًا ومتسقًا. تخيل دائمًا أن كل رسالة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قد تم فتحها ، ولا تكتب أبدًا بريدًا إلكترونيًا يسأل عن سبب عدم استجابة مدير فني. لا تبدو أبدًا وكأنك تتوقع ردًا. فقط استمر في إرسال عمل جديد بنفس اللهجة المهنية المهذبة. هناك عملاء أرسلت إليهم العمل لسنوات ولا يعرفون أبدًا ما إذا كانوا قد رأوا عملي أم لا ، إلى أن أتلقى يومًا ما بريدًا إلكترونيًا يشكرني على إبقائهم محدثين ولديهم أخيرًا المشروع الصحيح. إذا لم يرد أحد سلبًا على عرضك الترويجي ، فلا أحد يطلب إخراجك من قائمتك البريدية ، فأنت تتبع النهج الصحيح. في بعض الأحيان ، لا توجد أخبار جيدة.

كيف تقيم صلاتك؟ هل وجدت هذا مفيدا؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات!

ماثيو روتا
ماثيو روتا

تخرج مات روتا من برنامج الفنون الجميلة العامة في معهد ماريلاند للفنون وبرنامج MFA Visual Essay التابع لكلية الفنون البصرية ، وهو رسام ومؤلف ومدرب. لقد أمضى الخمسة عشر عامًا الماضية في العمل مع العملاء في المطبوعات وعلى الإنترنت بما في ذلك New York Times و The New Yorker و Penguin Books و The LA Times و The Washington Post و Foreign Policy و The New Republic و Smithsonian و Variety و Buzzfeed وغيرها الكثير . تركز رسوماته التوضيحية بشكل أساسي على السياسة العالمية والعدالة الجنائية وعدم المساواة الاجتماعية والهجرة والفقر. تم الاعتراف بعمله في الرسم التوضيحي من قبل العديد من المنظمات الصناعية بما في ذلك Communication Arts و Spectrum و 15X3 Magazine و The Society of Illustrators ، حيث فاز بميداليتين فضيتين ، واحدة لعمله في الفيلم الوثائقي Silent Truth ، وهو فيلم وثائقي عن تهديد العنف ضد النساء في الجيش الأمريكي ، وآخر لسلسلة من الرسومات مع ProPublica on Fire Stone Tyres والإبادة الجماعية في ليبيريا.

تواصلوا معنا

العنوان: برامج المنح 1145 17th Street NW
هاتف: 888-557-4450
البريد: [البريد الإلكتروني محمي]
الدعم: إنجوتيم

انضم إلينا

اشترك في النشرة الإخبارية لدينا لتلقي التحديثات.